車検証やナンバープレートを紛失したときの理由書の書き方・記入例

理由書が必要になる時はこんなとき

永久抹消登録や一時抹消登録手続きの際、自動車検査証（車検証）やナンバープレートを盗難や紛失により返納できない時に理由書を提出します。

理由書は地域ごとのものを使用する。

書式は全国共通です。

しかし、書類の宛名が関西地方なら「近畿運輸局〇〇運輸支局長　殿」となっている関係で、提出する運輸支局を管轄する運輸局のものを用意する必要があります。

各運輸局のサイトでもダウンロード出来ますので各運輸局のサイトでダウンロードするか、運輸支局や軽自動車協会事務所の窓口で受け取ってください。

近畿運輸局管内の方は以下でダウンロード可能です。

理由書の記入例

各記入項目の記入方法

登録番号・車台番号

「登録番号又は車両番号」は、ナンバープレートの番号を記入します。

「車台番号」は車検証を紛失している時は、自動車リサイクル券や自賠責保険の保険証券にも記載されています。それらも紛失しているときは車両本体にも刻印されていますのでそちらを転記してください。刻印位置は車種ごとに異なりますが、エンジンルーム内にプレートが打ちつけてあるものが多いです。

理由書提出の事由

該当する項目にチェックを入れてください。

「盗難等年月日」は、盗難や紛失が発生した日を記入します。正確な日付が不明なときは紛失に気付いた日、警察で盗難届を出した時は警察官が調書に発生日として記入した日付を記入してください。

「届出警察署名」は盗難届を出した警察署を記入します。単なる紛失で警察に届け出を出していない時は空欄でかまいません。

「届出年月日及び受理番号」は、警察署に届け出た日付と受理番号を記入します。受理番号を失念したときは届け出た警察署に確認をしてください。警察に届け出を出していない時は空欄でかまいません。

遺失・盗難にあった状況

「いつ」「どこで」「どのように」発生したのかを書きます。

単に「盗られた」「なくなってた」だけでは受付の係官にもう少し詳細に記入するように注意されますので、記入例のように記入するようにしてください。

理由書は使用者が記入する

自動車の所有者と使用者が異なる時は使用者が記入してください。自動車を管理しているのが使用者だからです。使用者自身が署名をしたときは押印不要です。

法人の場合、法人名＋記入者の肩書氏名を記入の上、押印します。印鑑は普段使用している会社印や役職者の印鑑で構いません。支店や営業所を使用者として登録している時は支店や営業所名まで記入するようにしてください。